El 7 de abril de 2020, se realizó la primera Asamblea de Accionistas de Pampa a distancia, donde participaron 25 personas. Pampa Energía es una compañía con oferta pública y en tiempos normales, la asamblea llegó a tener hasta 60 participantes.
Sin embargo, dado el contexto actual de distanciamiento social obligatorio, la empresa que lidera Marcelo Mindlin, diseñó una solución para la realización de la asamblea a distancia siendo la primera empresa en hacerlo en el país. Tanto los equipos de Sistemas, como de Legales y Relación con inversores participaron del diseño de la solución para cumplir con los requerimientos de la normativa.
Primera asamblea de accionistas de forma remota
En primer lugar, se solicitó una eximición a la Comisión Nacional de Valores (CNV) para realizar este tipo de reunión de forma remota. Dado que la CNV no permite hacer asambleas de formas que no estén contempladas en el estatuto de la compañía, se solicitó esta eximición por única vez.
En segundo lugar, la norma solicita que haya congruencia de imagen y sonido para que los accionistas emitan su voto a viva voz. En ese sentido, se utilizó la plataforma de colaboración de Microsoft Teams.
Esta plataforma ofrece soluciones corporativas y cumple con los reglamentos de auditoría interna y se ajusta a los parámetros de IT de Pampa. De hecho, es la misma solución que utiliza la empresa como soporte de teletrabajo para, aproximadamente, el 60% de sus colaboradores.
Previamente, se solicitó de manera electrónica, que cada accionista y/o apoderado, informara quienes participarían, con sus respectivos certificados de tenencia. Asimismo, se envió un link de acceso y un código único de identificación para cada accionista.
No obstante, el día de la asamblea, también se incorporaron dos instancias de validación de identidad. Mediante el código de identificación, cada accionista accedía a un “lobby”, donde un moderador acreditaba su identidad antes de darle paso a la sala virtual. Una vez dentro de esta sala, se solicitó que cada participante hiciera una presentación formal con audio y video.
A su vez, el equipo de Sistemas de Pampa -mediante la misma plataforma- grabó la asamblea en forma completa. También se almacenaron, de forma virtual, los certificados de cada accionista, los poderes de representación de cada uno y los DNI enviados mediante la distribución de archivos PDF encriptados y mails con aprobaciones.
Sin embargo, la normativa aún exige cumplimentar la documentación en formato físico. Por esta razón, cuando termine la cuarentena se harán las certificaciones y rúbricas correspondientes en los libros.
Resultados de la experiencia
De esta reunión participaron colaboradores de Pampa Energía, directores y personal acreditado de ByMA, que supervisó toda la asamblea.
Aunque no todos estaban familiarizados con esta tecnología, los participantes se mostraron muy conformes con la experiencia.
Marcelo Mindlin, presidente de Pampa, considera que “esta asamblea, así como la experiencia de trabajo remoto que estamos transitando en este período de pandemia potencian y aceleran la digitalización de algunos procesos y eventos en un futuro”.